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商戶POS收銀交易流程及收銀備用金管理

添加時間:2020-09-23 20:31

  一、收銀交易渠道與資金結構變化

  當前商戶主要通過現金、POS刷卡、轉賬、支付寶和微信進行交易。據有關數據顯示,截至 2017年年底,現金交易占比為30%,POS 刷卡交易占比為30%,微信支付交易占比30%,余下的支付寶和轉賬交易占比10%,具體如圖3.1所示。

收款方式分類

圖1 收款方式分類

  二、收銀交易資金分類管理

  (一)POS收銀交易及資金流轉流程

  持卡人在商戶使用銀行卡賬戶支付時,資金從銀行卡賬戶流出,由發卡銀行匯總后轉入發卡 行在央行設立的備付金賬戶。該賬戶受央行監管,因此商戶資金安全會得到保證。在第二個 工作日,法定清算組織匯總收單機構、發卡銀行的資金收付需求,在扣除手續費后為各個機 構清算資金。

  為什么要第二個工作日才能到賬?這主要是為了風險把控,防止有人刷偽卡或者是利用POS機 進行一系列的違法犯罪活動,因此有一天的風險處理期限,風控人員可以利用這個期限查出 問題資金,及時凍結賬戶。如果是T+0到賬,則風險處理時間過短,對風險管理的要求提高 ,這不適合大面積開放。根據有關文件規定,新入網商戶要使用3個月以后才可以申請開通 實時到賬,同時還增加了一系列的風險控制揩施,具體由商戶的收單機構負責實施。

  整個刷卡流程,即POS終端刷卡→收單機構→數據到銀聯中心→發卡行→返回銀聯中心→收 單機構→返回POS終端出票,這是一個完整的交易流程,如果中間任何一個環節發生故障, 都會導致交易不成功,具體表現就是POS終端打印不出POS單。

POS交易分解流程圖

圖2 POS交易分解流程圖

  (二)商戶的備用金管理

  1.備用金管理

 。1)備用金領用。門店備用金設限額領用,額度由門店營業額大小確定,門店開業前一天, 以店長借款的方式到公司財務審計部借支。兌換零錢后,根據單班營業額大小給收銀員提供 300~500元作為收銀備用金,并由收銀員填寫幣種明細交接表,簽字確認后用于門店收銀找 零。

 。2)備用金兌換。門店備用金需進行兌換時,收銀員不得私自兌換備用零錢,須由店長或店 助進行兌換,可視情況處理:①自行到附近銀行兌換;②根據需要提前預約公司財務審計部出 納,每周周例會時至財務審計部兌換,并在備用金兌換登記表上簽字確認。

 。3)備用金交接。門店收銀備用金實行輪轉制,收銀員進行交接時,應扣除規定限額的備用 金,并在幣種明細交接表上注明,簽字確認。

 。4)備用金使用范圍。門店備用金僅用于顧客找零時使用,也不得挪用,不得用于門店其他 開支或費用。

  2.收銀管理

 。1)收銀人員上崗時,嚴禁攜帶私人物品(私款)和私換錢幣。

 。2)收銀員在收銀前應整理好收銀工具,檢查錢箱是否遺漏錢幣,核對備用金數額,然后輸 入密碼,進入銷售狀態,打開錢箱,放入備用金。

 。3)收銀人員在收銀時不得離開收銀臺,當特殊情況需要離開收銀臺時,應退出收銀系統,并 請店長或店助代班。

 。4)收銀員在崗時,嚴禁將營業款帶出收銀臺,不得隨意打開錢箱查看數字和清點現金。

 。5)收銀員要熟悉店內的特色服務和商品,了解商品信息和促銷活動,主動進行二次推薦。

 。6)嚴格依照收銀員基本服務用語規范,做好唱收唱付:您好,請問有會員卡嗎?收您多少, 總共多少,找您多少,請拿好!謝謝光臨,請慢走,歡迎下次光臨!

 。7)非24小時營業門店的晚班員工要做到下班前清點現金(首先從面額最小的開始點起,清點 完后要復核一遍),打印銷售匯總報表,然后關閉機器,存放現金,關掉電源,檢查110聯網 系統,最后鎖門離開。

 。8)收銀員在收銀過程中,發現收取的現金過多(超過3 000元)可向店長申請,在當班期間 把部分現金存入保險柜內,以保證現金安全。

 。9)收銀臺上不得擺放任何除收銀工具以外的物品。

 。10)要一單一清,每筆交易都要打出小票并隨找零錢款雙手遞給顧客,對顧客不要的小票要 當場撕毀,不得保留。

  3.緊急事項的處理

 。1)為顧客結算時發生錯誤:①真誠地向顧客道歉,立即糾正并解釋原因;②如果收銀小票已 經打印,應立即收回,并將正確的收銀小票雙手遞給顧客,再次道歉;③請顧客在作廢的收 銀小票上簽字,并登記入冊,請店長或店助簽字;④向顧客的合作表示感謝。

 。2)顧客攜帶現金不足或臨時退貨:①應當好言安慰,不要讓顧客難堪,并建議顧客辦理現金 不足部分的商品退貨;②如果顧客臨時退貨,應熱情、迅速地為顧客辦理退款手續;③如收銀 小票已經打印,請顧客在收銀小票上簽字,并登記入冊,請店長或店助簽字確認。

 。3)顧客在結賬時,如因某種原因將一 些商品留在收銀臺。上,收銀員應及時將顧客不需要 的商品登記,然后歸位到貨架上,避免不必要的損耗。

 。4)商品輸入電腦后,要認真核對商品品名、規格、單位、數量、價格,當電腦顯示的商品 與實物不符時,應委婉地向顧客解釋并及時統計還原。

 。5)當掃描不出商品條碼時,應將商品放在一邊,待其他商品掃描完畢后,一起改用手 工輸 入,不能使用不同條碼的同價商品代掃入機。

 。6)取消掃描、重掃商品,必須由店長或店助進行操作。

 。7)門店突然斷電時,店長或店助應監督收銀員進行手工記賬收銀(一人收銀一人記賬),正 常營業后應及時盤點斷電期間的錢款和商品,把銷售信息錄入電腦。

收銀設備

  4.交接班管理

 。1)交接班時雙方確認收銀機錢箱及周圍沒有遺漏的現金。

 。2)交接班時雙方要清點收銀款項,按照幣種明細交接表登記現金,簽字確認后,在留足規 定限額的零錢備用金后,待營業現金上交店長或店助,并請其簽收、存入保險柜內,次日 17:00前由店長將昨日14:00至今日14:00的營業錢款一起存入銀行。

 。3)早班交接:店長與當班收銀員當面交接今日早班錢款與收銀報表后,并連同昨日中班、昨 日晚班錢款一起存入指定銀行賬戶,同時將存款憑條與三個班組的收銀報表的匯總金額進行 核對,無誤后,簽字并裝訂在一起,上交財務審計部。

 。4)中班交接:店長與當班收銀員當面交接錢款與收銀報表后,放入小錢箱,上鎖加封條,再 放入保險柜內

 。5)晚班交接:店助與當班收銀員一起將當班收銀錢款和收銀報表當面交接后,放入小錢箱, 上鎖加封條,再放入保險柜內。

 。6)保險柜鑰匙保管:店長和店助各一把,財務審計部一把。密碼由店長和店助自設。

 。7)小錢箱鑰匙保管:每班組配備對應小錢箱一個,對應鑰匙由各班組收銀員保管,店長配備 每個小錢箱的鑰匙各一把,其余鑰匙交財務審計部編號保管備用。店長公休之前與店助進行 工作交接時,錢箱鑰匙臨時交與店助保管,并當面對保險柜內現金進行交接。公休結束時, 店助及時將錢箱鑰匙交還店長。

 。8)收銀員交接班時,同時打印收銀時段的銷售清單,請店長或店助與電腦賬進行核對,核 對無誤后由收銀員、店長或店助簽字后上交公司財務審計部。

  5.結算繳款

 。1)店長或店助每日15時結算昨日14時至當日14時期間的銷售收入, 打印銷售日報表,將收 入現金存入公司指定銀行賬戶,并將現金繳款單和銷售日報表等賬目單據及時上交公司財務審計部。

 。2)當班期間收到的銀行POS單、現金抵用券、自行發售的禮券及中獎發票等同現金-起保管 和交接。

 。3)對于當日不能存入銀行的現金,應由店長或店助進行清點、登記,并由當班收銀員進行 監督,一并存入保險柜。次日進行處理。

  6.偽鈔管理

  如出現假幣或紙幣缺失(影響使用),將按照幣種明細交接表明確責任,由收款人員全額賠償 .

  7.密碼管理

  收銀員應當妥善保管好自己的收銀密碼,不得借給他人,不得向外人泄露。

  如果因收銀員個人將密碼外泄或借出,給公司造成經濟損失的,一切損失由收銀員自行賠償 ,并參照公司制度處以三級以上處罰。

  8.對賬管理

  門店人員每日營業結束時進行倉庫盤點和現金匯總,填寫銷售日報表并上報公司財務審計部 ,財務審計部將根據銷售日報表與繳存現金、庫存商品數量等進行對賬。

  9.收銀長短款管理

 。1)收銀員下班之前,要核對收銀機內現金、購物券等營業收入的總額,匯總上報店長或店 助,由店長和店助與電腦賬進行核對,如兩者不符,收銀員應就差額部分寫出書面報告,以 解釋原因。

 。2)如遇現金短款,應根據造成短款的原因,決定收銀員應承擔的責任。屬收銀員個人責任 導致的,由收銀員全額賠償,其他情況視情節處理。

 。3)發現門店收銀短款后,財務審計部應于當日下發收銀短款繳款通知單至門店店長,由店 長負責督促收銀員在3日內到公司補足短款金額。逾期未補交的,將給予門店店長二級以上 處罰,收銀員一級以上處罰,并在收銀員當月工資中扣除短款金額。

 。4)收銀長款時,說明收銀員多收了顧客的錢款,會在顧客中造成不良影響,將責令收銀員 上繳同等金額的現金,并隨當日營業款一起存入銀行。

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