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如何做好預付卡公司資金監管工作

添加時間:2020-01-04 11:03

  預付卡公司各項投入和日常運作所需資金,其來源主要包括預付卡公司的資本金,預付卡公司收取的清算手續費收入,預付卡公司出售用于結算的(卡、OBU)及其附屬品收入,預付卡沉淀下來的充資資金利息收入。預付卡公司將消費者使用的預付卡資金,按預付卡公司與運營公司的合同,由預付卡公司將資金支付給相關運營單位。如果預付卡公司由于監管不力發生資金鏈斷裂,除影響自身運營外,各運營企業由于收不到應收的營運資金,勢必會影響各運營企業的正常運作,從而會影響到社會的穩定,所以預付卡公司加強對預收款資金的監管,是預付卡公司日常資金管理中的關鍵。

  一、加強預付卡公司資金監管的具體途徑

  (一)科學的資金監管體系,是資金安全的組織保證

  為保證預付卡公司資金的安全,做到資金流,數據流,庫存物資,會計賬簿相一致,確保企業的資金安全。就必須要有一定的組織保證,為此,預付卡公司需設立充資、消費的系統數據清算組,業務數據統計組,市場營運監管組和財務會計組,各業務組按照自己的責職運行,達到相互監督、相互牽制的目的。

  (二)以合同契約形式,確保預付卡資金及時到位

  日常工作中,由于預付卡公司一般采用委托代銷的方式,為保證充資資金的安全準時到賬,在預付卡公司與受托代理預付卡銷售單位簽訂委托合同時,簽定收取受托單位代理充資保證金或有物質保證的擔保條款,從而達到預付卡公司保護充資資金安全的目的。

  (三)規范的對賬程序,確保預付卡資金的準確和完整

  預付卡公司與代理單位的充資對賬要及時。業務數據統計組按照各代理單位上傳的銷售數據生成統計表。與清算組制作由清算系統生成的清算數據表相核對,由于清算系統采用的是互聯網系統,因通訊信號、軟件編制時的漏洞、系統硬件的老化、停電等清算系統原因,因促銷活動中信息傳遞的不及時性等人為原因,都會造成統計數據與清算系統數據上的差異,這就要求上述部門及時核對數據,發現差異并分析差異產生的原因,通過相關程序,修改錯誤的數據。

  客戶經理按照統計組提供的統計報表,與代理單位對賬并收取代銷款,當客戶經理的統計數據與代理單位的銷售數據發生差異時,應及時將差異數據反饋統計組,由統計組查找差異產生的原因,同時要求代理銷售單位核對銷售款。

  (四)加強財務監控,采取法律手段,保證資金安全

  財務人員根據清算部門提供的與統計組核對后的清算報表,與收取的資金進行核對,當銀行入賬資金與清算報表資金不平時,首先檢查會計記賬是否存在差錯,在會計記賬沒有錯誤的情況下,應與清算部門及時溝通,以便查明是清算系統產生的差錯問題還是其他原因,如是清算系統產生的差錯,查明原因后及時調整相關數據。如是代銷單位產生的原因,應及時將應收的款項提供給客戶經理進行索討,催賬途徑采用電話催討,發催討函,上門催討和發律師函,最后采用法律形式直至資金到賬。對大額資金未及時入賬的,財務人員應及時上報公司領導層。

  (五)結合年末盤點,確保資金安全

  期末,財務人員還要對應收的代銷款與代理單位對賬,以便核對應收、應付數據是否一致,如不一致,雙方應查明原因,對有代理銷售實體卡的單位,還要上門對委托代銷物資進行實地監盤,由于受托代理單位多,預付卡公司管理人員少,無法每月對委托單位進行實物盤點,但每年應至少對全部委托的代理銷售實體卡的單位進行一次實物盤點,為保證盤點的工作順利進行,應在與受托單位簽訂代銷合同時加受托單位必須配合委托單位實施飛行盤點工作的獎懲條款。對沒有代理實體卡的銷售的單位,應對年底未收到的充資款,采用詢證函的方式來驗證。通過上述監督方法,確保預付卡資金的安全。從而切實做到賬賬相符,賬表相符,賬實相符,賬證相符。

  (六)信用卡支付形式的對賬

  對于借助由銀行信用支付的消費款(諸如OBU),由預付卡公司、銀行、消費者簽訂協議,消費者承若由銀行代為支付消費款,由預付卡公司提供消費數據,由銀行提供信用代替消費者支付貨款。這種協議改變了預付卡公司先充資后消費的模式,但其表現形式是交易次數多、金額小,只能通過設置好的系統進行自行比對,對于比對產生的差異,再由人工進行分析核對,以確保收付準確。

  為實現消費資金和充資資金的正確性,確保對賬的高效。財務部可以根據不同銀行提供的信用設立資金專戶,對在該賬戶收取的資金,在扣除利息和銀行手續費后,應是由消費者使用由信用卡支付的交易款,如收取的資金與報表數據不一致,財務人員應及時將相關信息反饋給相關銀行和統計組,由相關銀行與統計人員分析產生的差異。

預付卡

  二、預付卡公司資金監管存在的缺陷和建議

  (一)分段設計,問題解決在萌芽階段

  隨著科技的發展,預付卡公司充資和支付載體由實體卡向智能手機轉變,實現由芯片實體卡到手機二維碼的升級,方便了消費者,在實施手機二維碼支付中,在手機支付上實現卡的功能。但芯片卡和手機二維碼是不同的支付體驗技術,由于對線上、線下的充資沒有足夠測試,各種數據的口徑會有誤讀,造成對賬的困難,為此,建議在上線前,在設計時就應該對各種問題盡量想透,把問題解決在設計階段,采取設計一段,測試一段的方式。上線前對相關人員要進行全面的培訓,避免由于倉促上線增加對賬的工作量,降低由于對賬問題而給企業的預收款帶來風險。

  (二)合理分配人員,提高工作效率

  在現代企業中,人的費用往往占據很大的比重,預付卡公司一般重視技術和銷售人員的數量配備,為提高企業利潤,增加企業盈利,降低成本,往往減少必要的統計、清算、會計人員,影響了對賬的及時性,從而忽略了資金安全。為此,預付卡公司要合理配置人員,將崗位間的職責和工作銜接設計好,以保證資金的安全。

  (三)注重審計,確保資金安全

  在日常審計中,由于時間的限制,主要偏重于對涉及損益的數據進行審計,所以加強對往來賬的專項審計,由于審計人員大部分多來自于會計師事務所,對清算系統數據了解不深,董事會應聘請由軟件行業背景的會計師事務所對預付卡往來賬進行專項審計,審計內容包括涉及預付卡系統的數據流、資金流、物資流。另董事會對涉及審計的會計師事務所,要定期進行調整,如長期聘用同一個會計師事務所,由于審計人員也會存在審計視野疲勞,可能會忽視一些引起資金安全的隱患,為此,董事會定期調整會計師事務所有助于發現隱患,確保預付卡的資金安全。

  (四)加強系統安全,確保系統運行穩定

  加強清算系統軟硬件系統的建設,做好清算系統運行的主機、通信線路、備份、數據存儲和安全防護工作,對進入機房的人員要進行登記和專人管理,對系統的維護要有專人定期維護,對系統數據要定期備份,對清算系統要定期進行容災演練,對通信路線要定期測試,預付卡公司要有一定量的備用磁盤,保證清算系統的正常運作。

  (五)評分選擇代理商,降低預付卡資金的風險

  前述預付卡公司的收益主要靠預付卡的沉淀資金的利息收入,那么,消費和使用預付卡的人越多,沉淀的資金量就會越大,預付卡公司的效益就越好,投資于改善消費者用卡環境和體驗的資金也越大,消費者用卡的體驗也就越好。由于預付卡公司給予代理商銷售的代理費很低,代理商主要看中預付卡資金流水和由于消費者在購買和充資預付卡時的附帶效應,代理商在自己資金周轉發生困難時,就會動用預付卡的資金,從而會給預付卡資金帶來風險,為此,預付卡公司在選擇代理商時,要選擇數家有一定資質、社會名聲好的商家,并在自己的網站上進行推介,讓消費者知曉,另外,公司的市場營銷經理和清算部人員及時溝通,了解各代理商的銷售數據和代理商的營運情況,催促代理商及時撥交資金,并及時與財務人員溝通,了解資金的到賬情況,確保公司預付卡資金的安全。在年終,預付卡公司對年度中銷售、撥交資金好的代理商給予必要的獎勵,以此促進代理商的積極性,從而保證預付卡的資金安全。

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